A levelek fogadására/hozzáférésére két protokoll terjedt el: a POP3 és az IMAP. Mindkettő nyílt szabványokon alapul, ingyenes, és a legtöbb asztali vagy mobileszközös levelezőprogram támogatja őket (ezek beállításáról további wiki bejegyzéseinkben olvashatsz).

Egy levelezőprogramban történő postafiók beállítása előtt célszerű végiggondolni, hogy melyik üzemmódot használjuk majd, mivel a fiók beállítása után ez az üzemmód nem változtatható meg alapvető működési különbségeik miatt! (Ilyen esetben a fiókot általában törölni és újra létrehozni szükséges, ami bonyodalmakat okozhat, ha a fiókban már értékes levelek vannak.)

Mindkét protokollnak létezik titkosítás nélküli és titkosított átvitelű verziója is, utóbbit általában egy „s” betűvel jelölik, azaz POP3s vagy IMAPs.

A levelezőprogramok beállításához szükséges technikai információkat ITT találod meg.

Előnye:

• takarékosabban bánik a tárhelycsomag kapacitásával, mivel a levelek csak addig tárolódnak a szerveren, amíg egy levelezőprogram nem tölti le azokat (tehát a levél letöltődik majd letörlődik a szerverről)
• a levelek akkor is elérhetők a levelezőprogramban, amikor nincsen aktív internetkapcsolat
• csak addig használja az internetet a levelezőprogram, amíg néha letölti az új leveleket
• nincsen maximális mérete a postafióknak, hiszen minden levél a számítógéped háttértárán van eltárolva, aminek tetszőleges mérete lehet

Hátránya:

• nem támogatja jól a fiók egyszerre több eszközön történő párhuzamos használatát (pl. hogy asztali és mobil levelezőben ugyanazt lássuk!)
• a szerver nem tud biztonsági mentést készíteni a levelezésről, az teljes mértékben a Te feladatod marad a saját számítógépeden! Probléma esetén nem tudunk segíteni a leveleknek még a részleges visszaállításában sem.

Megjegyzés:

• általában kis forgalmú és nem kritikus tartalmú levelezéshez ajánlott
• a legtöbb programban be lehet állítani, hogy „a levelek megtartása a kiszolgálón X napig”, ezt a beállítást használva el lehet érni, hogy a levél egy példánya a saját számítógépen legyen letöltve, valamint X napig a szerveren is maradjon egy példány, amit általában Webmail felületet használva lehet megnézni
• ha egyszerre például két levelezőprogramban kerül beállításra ugyanaz a fiók, akkor a beérkező levelek vagy az egyik, vagy a másik gépre töltődnek le, ami általában használhatatlanná teszi a fiókot

Előnye:

• támogatja, hogy egy postafiókot egyszerre több számítógépről vagy több levelezőprogramból használjunk (pl. asztali és mobil, esetleg webmail)
• minden levél a szerveren kerül eltárolásra, a levelezőprogram csak hozzáfér a levelekhez és kezeli azokat
• ha a számítógépednek valami baja lesz, a levelezésed továbbra is változatlanul elérhető marad más eszközről vagy a levelezőprogram újratelepítése után
• támogatja, hogy a leveleket mappákba válogatva tároljuk a szerveren, így a piszkozatok és az elküldött elemek is a szerverre kerülnek fel (a többi beállított levelezőprogramban is megjelennek majd ezek a levelek!)
• támogatja a levelek megjelölését (pl. olvasott, olvasatlan, fontos, stb.) és ezeket a megjelöléseket több levelezőprogram is használhatja
• a postafiók tartalmáról a szerver készít biztonsági mentést

Hátránya:

• a postafiók méretét a tárhelycsomag mérete korlátozza, mivel a levelek a szerveren vannak eltárolva
• az internetkapcsolatot mértékkel, de folyamatosan használja a levelezőprogram
• internetkapcsolat nélkül nem mindig érhető el minden levél (ehhez offline módot kell támogatnia a levelezőprogramnak)
• a levelek szöveges részei gyorsan letöltődnek, viszont a csatolmányok csak akkor, ha megnyitod őket, így tehát ehhez internetkapcsolat szükséges

Megjegyzés:

• a Webmail felületek gyakorlatilag IMAP protokollal működő levelezőprogramok, csak egy weboldal mögé bújtatva, tehát a szerveren lévő leveleket kezelik
• korlátozott, hogy egy postafiókot egyszerre hány számítógépről lehet használni, és ezt a postafiók mérete és levélforgalma is befolyásolja